Octopus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Octopus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• U informeren over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en deze respecteren.

Als Octopus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over deze Privacy Policy, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Octopus verwerkt persoonsgegevens van leden voor de volgende doeleinden:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over uw lidmaatschap, berichtgeving vanuit Octopus en uitnodigingen;
• Uitvoering van opdrachten, zoals deelname aan wedstrijden.

Grondslag voor verwerking:

• De overeengekomen opdracht.

Persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Woonplaats;
• Geboorteplaats;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht.

Bewaartermijn:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Octopus verwerkt persoonsgegevens van vrijwilligers voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering geven aan de taak als vrijwilliger.

Grondslag voor verwerking:

• Vrijwilligersovereenkomst.

Persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Bewaartermijn:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij maken bijvoorbeeld gebruik van derden voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie, zoals uw bank en de KNZB.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Daarnaast verstrekken wij uw gegevens alleen aan andere partijen als dit wettelijk verplicht is of als u ons hiervoor schriftelijke toestemming geeft.

Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen met schriftelijke toestemming van een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Octopus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of zolang de wet dit vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten:

• Geheimhouding door alle personen die namens Octopus toegang hebben tot uw gegevens;
• Een streng gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Het maken van back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten;
• Gebruik van up-to-date besturingssoftware, antivirussoftware en firewalls op privéapparatuur;
• Regelmatige tests en evaluaties van onze beveiligingsmaatregelen;
• Bewustwording en training over het belang van gegevensbescherming bij betrokkenen.

Datalekken

Bij een beveiligingsincident dat leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of ongeoorloofde verstrekking/toegang van persoonsgegevens, kan sprake zijn van een datalek. Als het datalek nadelige gevolgen kan hebben voor betrokkenen, meldt het bestuur dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw gegevens;
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• Recht om eerder verleende toestemming voor gegevensverwerking in te trekken.

Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan deze verzoeken.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en contact

Heeft u vragen of opmerkingen over deze Privacy Policy? Neem dan contact met ons op:

Contactgegevens:
Secretaris Octopus
E-mail: zvoctopus@outlook.com